在很多企业的传统认知里，采购是从“收到请购单”那一刻开始的。
但在供应链管理成熟的企业，采购的战役早在“需求产生”的那一刻就已经打响。我们常看到这样的场景：
需求碎片化： 上午行政部要买5箱纸，下午销售部也要买5箱纸，采购员不得不跑两次流程，谈两次价。
信息孤岛： 生产物料需求在ERP里，办公用品在OA里，设备维修需求在邮件里，采购主管想要一张“全公司下个月买什么”的报表，难如登天。
被动执行： 采购员沦为“订单搬运工”，没有时间去进行市场分析和供应商开发。
如何破局？答案在于采购需求管理。
数字化采购不仅仅是把订单搬上网，更是对需求进行汇聚、清洗、规划与分流的过程。今天，我们就来扒一扒采购需求管理的底层逻辑。
一、 采购需求管理是什么？
传统采购管理与SRM系统中的需求管理定义和模式都有所不同，SRM系统强调建立统一的采购需求池，以便更好地控制成本和过程风险。
1. 传统视角的误区
在传统模式下，需求管理往往等同于审批请购单。
业务部门提报 -> 领导审批 -> 采购接单
这是一种线性、被动的作业模式。
2. SRM视角下的数字化定义
在平台型SRM的架构中，采购需求管理被定义为一种主动的资源统筹机制。
它不再是简单的传递信息，而是建立一个统一的采购需求池。无论需求来自哪里（ERP、OA、PLM或手工），首先都要汇入这个池子。
在这个池子里，系统会像处理水流一样，对需求进行：
- 过滤（清洗）： 去除不合规、描述不清的需求。
- 蓄水（合并）： 将零散的小需求积攒成大需求。
- 分流（分配）： 自动指派给对应的采购员或自动触发采购策略。
核心目标： 将被动执行转变为主动规划，实现从零星采购向集约化采购的跨越，从源头控制成本和风险。
二、 采购需求管理包括哪些内容？
SRM系统通常依据是否有标准编码及业务属性，将需求管理的内容划分为两大核心阵地。不同的阵地，打法完全不同。
1. 生产性/材料类需求（标准化战场）
这是制造型企业的命脉，通常占据采购金额的80%。
内容范畴： 原材料、零部件、生产辅料、包材等。
特征：
- 有明确的物料编码（Item Code）。
- 需求量通常由ERP系统的MRP（物料需求计划）逻辑运算得出。
- 对时效性要求极高，直接关联生产计划。
管理策略： 追求“极致效率”与“自动化”。 对于此类需求，SRM系统的重点不在于“审”，而在于“转”。如果该物料已有有效的年度框架协议（价格库），SRM应能实现“无人值守”，自动将MRP需求转换为采购订单（PO）并下发给供应商。
2. 非生产性/非材料类需求（非标战场）
这是企业管理的“深水区”，也是最容易滋生腐败和浪费的地方。
内容范畴：
- MRO类： 备品备件、低值易耗品、维修服务。
- 行政类： 办公用品、劳保用品、福利礼品。
- 资产/服务类： 固定资产设备、工程项目、营销服务、IT外包等。
特征：
- 往往没有固定编码，或只有大类编码。
- 描述非标准化（例如“想要一把舒适的椅子”）。
- 需求来源杂乱（OA、邮件、口头），通常由各部门手工提报。
- 单笔金额小，但频次高，或者单笔金额巨大（如设备）。
管理策略： 追求合规透明与成本控制
对于此类需求，SRM的重点是规范。通过目录化采购（内部商城）解决高频低值需求；通过寻源立项（招投标）解决高值复杂需求。
三、 采购需求管理的流程是怎样的？
一个成熟的数字化需求管理流程，绝不是简单的“提报-审批”。 根据正远SRM的业务全景图，我们将标准化的需求管理流程拆解为四个关键步骤：汇聚、处理、分配、执行。
第一步：需求汇聚（全域集成）
痛点解决： 消除信息孤岛。 SRM系统作为“采购中台”，通过接口（API）与企业内部系统打通：
- 对接ERP/MRP： 自动抓取生产计划产生的原材料申请。
- 对接OA/HR： 抓取行政、人员相关的物资申请。
- 对接PMS/PLM： 抓取项目及研发阶段的打样申请。
- 手工提报： 对于无系统支持的临时需求，支持在SRM直接填报。
结果： 所有需求，无论出身，全部汇入同一个总需求池。
第二步：清洗与合并（智能处理）
痛点解决： 拒绝“垃圾进，垃圾出”和重复劳动。 这是SRM体现智能化的核心环节：
- 自动清洗： 系统自动校验预算（超预算拦截）、校验物料主数据（防止一物多码）。
- 智能归并（核心）： 这是需求管理的最大价值点。
第三步：智能分配（任务指派）
痛点解决： 职责不清，任务积压。 清洗后的需求需要找到它的执行人。
平台型SRM支持多种分配规则：
- 按品类分配： 电子料自动分给电子采购员，包材分给包材采购员。
- 按组织分配： 集团总部的需求分给集采中心，分公司的需求分给属地采购部。
- 按策略分配（自动化）：
第四步：执行与反馈（闭环可视）
痛点解决： 需求人总是问“我的东西买了吗？什么时候到？”
- 执行： 采购员接收任务，发起寻源项目或生成订单。
- 反馈： 这是提升内部客户满意度的关键。
SRM会将后续的每一个状态（已接单、寻源中、定标、已下单、供应商已发货、已入库）实时回写给需求来源端。
需求提出者在OA或ERP里就能看到进度，无需电话催促采购员。
四、 企业怎么做好采购需求管理？（实操建议）
企业要做好需求管理，建议从以下四个维度入手：
1. 建立统一的需求门户，严把入口关
不要让采购员去ERP、OA、邮件、微信四个地方找活干，这极易漏单。
实操建议： 利用SRM构建统一的需求工作台。规定所有采购需求必须进入SRM才能生效。对于没有物料编码的物资，在SRM中建立“描述性物料库”或“文本采购申请规范”，强制业务部门把需求说清楚（规格、型号、期望交期），减少采购员反复沟通确认的时间。
2. 实施集采策略，以量换价
利用SRM需求池的蓄水功能，不要来一单买一单。
实操建议： 设定**集采节拍。**例如，规定办公用品每周五汇总一次，通用备件每月汇总一次。系统自动在这个时间点截断需求流，打包成一个大的寻源包发给供应商。 通过零转整，企业能显著提升对供应商的议价权，同时降低物流成本（一次发货 vs 多次发货）。
3. 推进目录化采购，引入电商体验
对于高频、低值、通用的非标物资（如办公用品、劳保、标准MRO），不要每次都走繁琐的“提报-询价-比价-审批”流程。
实操建议： 在SRM中建立内部采购商城。
采购部提前与供应商谈好框架协议，将商品上架到商城。
业务部门像逛淘宝一样选购，放入购物车，提交后由部门领导预算审批。
审批一过，系统自动发单给供应商。 这不仅释放了采购员80%的精力，还规范了采购范围，杜绝了乱买。
4. 做好“计划协同”，打通供应链预测
对于生产性物料，需求管理的最高境界不是处理当下的需求，而是预见未来的需求。
实操建议： 利用SRM的预测协同功能。 将ERP中未来3个月的滚动生产计划/物料需求计划，通过SRM提前分享给核心供应商。 让供应商从“接到订单再备货”（容易交期不足）转变为“看着预测备库存”（VMI模式）。这能极大降低缺货风险，确何供应链韧性。
5. 数据驱动，优化需求行为
需求管理不仅仅是执行，还要反向监督。
实操建议： 利用SRM的报表中心，分析各部门的需求行为：
- 急单率分析： 哪个部门总是提急单？需要约谈整改。
- 计划准确率： 上个月报了100个需求，实际只领用了50个？通过数据倒逼业务部门提高计划的严肃性。
【结语】
采购需求管理，是供应链降本增效的“第一公里”。
正如《SRM产品白皮书》所强调的，通过数字化手段构建标准化的需求管理体系，企业不仅能把复杂的采购业务理顺，更能从源头上控制不合理的支出，让采购部门从“救火队”转型为真正的“供应链规划师”。
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本文基于正远SRM产品白皮书整理撰写，旨在分享行业干货。
